Smart Working: come applicarlo al meglio

Sono sempre di più le aziende che si convertono ad un’ottica diversa di lavoro: lo Smart Working o lavoro agile.

Una visione evoluta della concezione di lavoro che abbiamo dalla seconda rivoluzione industriale. Dove il lavoro lo determinavano il luogo e il tempo.

Oggi non è più così, oggi alle parole chiave del lavoro – controllo e leadership – si affiancano autonomia e responsabilità. 

In questi momenti di grande sofferenza – dovuti dalla pandemia di COVID-19 – in cui tutti noi siamo sia personalmente che lavorativamente messi a dura prova, in cui molte imprese, individuali ed aziendali, rischiano di soffrire un calo di produttività o di equilibrio aziendale: la tecnologia ci viene incontro.

Per approfondire le misure del governo legate allo smart working clicca qui.

Ci consente di non fermarci del tutto. Di adottare un diverso modello lavorativo, che ci potrebbe permettere di abbattere le nostre barriere culturali e affrontare il cambiamento di visione del lavoro.

Cos’è lo smart working

Data la complessità dell’argomento, è difficile dare una definizione appropriata del termine. Ciò che realmente si rivoluziona della concezione che abbiamo sempre avuto del lavoro, non è tanto l’essere fisicamente in un altro posto – anch’esso parte di questo cambiamento – ma è anche:

• Il cambiamento di rapporto tra manager e dipendente, che passa da una necessità di controllo ad un rapporto di responsabilizzazione e fiducia – rivoluzione ideologica.
• Il ricorso a strumenti tecnologici piuttosto che a sistemi di comunicazione rigidi e ormai superati
• Il modo di essere valutato: non più in base alle ore spese davanti la scrivania ma ai risultati raggiunti.

Questo nuovo approccio lavorativo mette al centro di tutto, la persona, facendo sì che gli obiettivi aziendali vanno di pari passo agli obiettivi personali e professionali, responsabilizzando il singolo lavoratore, con lo scopo di avere una maggiore produttività aziendale. 

Nel nostro paese quando si parla di questo nuovo approccio lavorativo, il più delle volte si immaginano i freelance che fanno finta di lavorare in pigiama davanti al computer. Questi pregiudizi provengono da una mentalità ancorata al passato. Certo, il fatto di rimanere in pigiama e di avere la comodità di stare a casa va a incrementare, in una visione superficiale, i benefici. Tuttavia lo Smart Working è ben altro.

Come applicare il modello smart working 

Per avviare questa rivoluzione lavorativa si deve partire da un processo di cambiamento aziendale finalizzato alla valorizzazione del singolo lavoratore, perché – come già messo in evidenza – lo Smart Working non è solo il lavorare nelle mura domestiche – altrimenti staremo parlando di Home Working – concetto ben diverso dallo Smart Working. 

Il primo passo da compiere per il manager è definire esattamente come organizzare il lavoro agile dei suoi collaboratori. Un piano strutturato che fornisca ai lavoratori le linee guida: quali strumenti sono necessari, a chi rivolgersi per eventuali problemi tecnico-informatici o di accesso a dati e documenti, come mantenersi in comunicazione con colleghi, superiori, clienti, quali siano gli orari di lavoro e la reperibilità.

Per la maggior parte dei casi basta avere un computer e una connessione internet buona, ma per poter svolgere autonomamente tutte le attività che svolgiamo in una normale giornata d’ufficio serve più organizzazione.

Probabilmente questo è uno dei veri problemi su cui peccano le aziende: l’organizzazione.

Non si può pretendere di avviare un nuovo metodo di lavoro senza prima aver messo le basi per poterlo avviare, è autodistruttivo.

PRO

Lo Smart Working è una nuova visione.  È una nuova concezione del lavoro.
È un cambiamento culturale così grande che può disorientare buona parte delle persone.
È un’opportunità per autogestirsi, rispettando sempre le scadenze e le performance richieste.

È collaborazione, responsabilizzazione, comunicazione, personalizzazione, flessibilità, innovazione e valorizzazione di talento.

Andando poi a identificare i reali benefici economici, psicologici e ambientali che comporterebbe tutto questo, si avrebbe:

• Maggiore efficienza
• Riduzione dei costi
• Qualità del servizio
• Innovazione organizzativa
• Soddisfazione e motivazione dei dipendenti
• Riduzione dell’inquinamento
• Maggiore produttività aziendale.

CONTRO 

Affrontare un cambiamento così non è né facile né immediato. Siamo sempre stati abituati ad avere una determinata ottica e cambiare le nostre abitudini e la nostra mentalità non è banale, e come in tutte le cose ci sono anche i contro:

• Allontanamento dal posto di lavoro
• Conflitto fra vita lavorativa e privata
• Distrazioni create da un ambiente domestico 
• Riduzioni di relazioni interpersonali – sia legate ad aspetti di relazione sociale, che alla limitazione della crescita personale.

Tutti aspetti da non sottovalutare.

5 tool per uno smart working efficace

Oggigiorno abbiamo la possibilità di usufruire di Collaboration tool – esistendo molte alternative, elenco i tool che consiglio – che ci permettono di:

• Organizzare videoconferenze per le riunioni – Skype
• Lavorare attraverso strumenti di collaborazione – Teams
• Gestire file e condividerli – Google Drive o Dropbox
• Gestire progetti o aspetti amministrativi – Trello
• Comunicare all’interno del team – Slack

 e tante altre piattaforme, sia gratuite che a pagamento, in base alle prestazioni richieste.

Conclusione 

Considerando quanto detto, ci rendiamo conto che la tecnologia non è solo un passatempo, come per buona parte dei giovani, non è solo un impegno culturale in più, come per gli adulti, ma potrebbe diventare una realtà diversa da quella a cui siamo abituati.

Una realtà dove alcune delle attività umane, ormai non più necessarie, possono essere automatizzate. In cui tutti noi avremo più tempo da dedicare alle attività realmente necessarie per il nostro contesto lavorativo, ma qui si entra in un tema molto più ampio. 

Detto ciò – com’è giusto che sia – ognuno si farà la propria idea. 

 

Cerchiamo di cogliere questa opportunità di esperienza dello Smart Working – dovuta all’emergenza di questi giorni – senza barriere ideologiche, cercando di attuarla o trovando con essa un compromesso, perché potrebbe essere l’inizio di una nuova concezione lavorativa, facendo proprio il modello al quale oggi aspiriamo: responsabilità, flessibilità, autonomia e fiducia reciproca.

Questa realtà è più vicina di quanto pensiamo.